Veldhoen + Company Smart Building Smart Working Jan van Schijndel was een kleine tien jaar geleden als manager Interne en Facilitaire Zaken bij de gemeente Den Bosch zeer nauw betrokken bij de invoering van ‘het Nieuwe Kantoorleven’. Een groot succes dat veel belangstelling trok in binnen- en buitenland. Sinds 1 februari 2009 werkt Van Schijndel als projectleider Innovatieve huisvesting bij de provincie Noord-Brabant. Naar eigen zeggen voor zijn laatste kunstje: een onderzoek naar de mogelijkheden om het provinciehuis aan te passen aan de eisen van de tijd en meer geschikt te maken voor de komende jaren. Een klus die in vergelijking met de gemeente Den Bosch zo zijn eigen uitdagingen kent. Het Nieuwe Kantoorleven werd zeven jaar geleden ingevoerd. Den Bosch was de eerste gemeentelijke organisatie die op een nieuwe manier ging werken. Is er uitgekomen wat jullie er van tevoren van hadden verwacht? Ja, het voldoet nog steeds op alle fronten. Een jaar na de start was 90% al tevreden met de nieuwe manier van werken. Nog een jaar later was dat 95%. Het totale welbevinden van de ambtenaren werd dus duidelijk beter. Ging de organisatie ook beter en efficiënter werken? De verkokering werd minder. Ambtenaren zijn beter gaan samenwerken. Als je elkaar vaker tegenkomt, leg je ook gemakkelijker agenda’s naast elkaar. Dat is een duidelijk voordeel van het open concept. De tussenwandjes zijn niet alleen fysiek geslecht, maar ook mentaal. De digitale omslag was nog de moeilijkste. Het koppelen van alle processen en informatie in een eenduidig systeem vraagt onder meer dat mensen zelf verantwoordelijk worden voor het opbouwen en beheren van dossiers en archieven. Vroeger had je daar documentaire informatievoorzieners voor. Daarnaast worden door de digitalisering met name de bulkprocessen rond bijvoorbeeld het toetsen van vergunningsaanvragen in hoge mate gestructureerd en doorzichtig gemaakt. In Den Bosch zijn we zo ver gegaan dat, als je een aanvraag moet beoordelen, het systeem automatisch aangeeft waaraan je moet toetsen. Voor veel ambtenaren kan dat de lol in het werk verminderen. Na het succes in Den Bosch ga je nu een steenworp verder een soortgelijke omslag trekken bij de provincie Noord-Brabant. Ja, al beperk ik me hier tot het fysieke deel, het organisatiegericht huisvesten. Een opdracht waar ik wel tot mijn pensioen – ik ben net zestig geworden – mee bezig zal zijn. Dat wil zeggen als Provinciale Staten definitief besluiten het te gaan doen. In juli breng ik een dossier in de Staten waarin ik laat zien hoe het gebouw, de inrichting en het terrein er in grote lijnen uit zouden kunnen zien en wat de financiële en technische consequenties zijn. Hoe verhoudt de opgave bij de provincie zich tot die bij de gemeente? Het aantal ambtenaren is met 1.400 iets groter. Verder is het gebouw veel groter, ook door de imposante hal op de begane grond en de ruime eerste verdieping waar het bestuurscentrum ligt. In totaal hebben we 40.000 m2 in te richten. Bij de gemeente Den Bosch zouden we met een conventionele huisvestingsvorm 27.000 m² nodig hebben gehad. Eén van de redenen om daar met het Nieuwe Werken te beginnen, was omdat zo’n oppervlakte in de historische binnenstad Ruimte 9/Voorjaar 2010 Van een uitvoerende naar een regisserende organisatie niet paste. Met het nieuwe concept kwamen we uit op 18.000 m². In het provinciehuis hebben we nu het dubbele tot onze beschikking, inclusief de 22/23 Provincie Noord-Brabant
Pagina 24Interactieve internet magazine, deze tijdschrift of onderzoeksrapport is levensecht online geplaatst met Online Touch en bied het online op uw website plaatsen van web magazines.
Ruimte 9 Lees publicatie 1Home