Veldhoen + Company VERHOEFF En dat heeft uitstekend gewerkt. Veldhoen + Company heeft zich in korte tijd het wezen van onze instelling eigen gemaakt en daar de juiste oplossingen bij gevonden. Hoe zijn de ervaringen nu het meeting point bijna drie maanden open is? VERHOEFF Bijna iedereen is positief over de verandering. Mensen hebben nu een token, een apparaatje met een zes-cijferige code, waarmee ze vanuit huis en het meeting point kunnen inloggen op het systeem in Diemen. Daardoor is het strikt genomen niet meer nodig eens per week naar het hoofdkantoor te gaan. Ze moeten daar wel nog hun post bekijken, maar dat doen de collega’s nu voor elkaar. Iedereen hoeft daardoor nog maar eens in de vijf weken naar Diemen. Dat scheelt veel reistijd. Gaat dat goed, het voor elkaar bekijken van de post? VERHOEFF Ja, maar het vraagt van mensen wel een omschakeling. Ze moeten nu hun collega’s en het nieuwe teamsecretariaat, dat voor de meeting points is ingericht, gaan vertrouwen. Het secretariaat ruimt de post op en handelt die af. De teammanagers krijgen twee keer per week de post voorgelezen, via de telefoon. In de toekomst wordt de post gescand op het hoofdkantoor, waarna hij digitaal toegankelijk is, waar je ook bent. Maar dat vergt nog een enorme voorbereiding, die we bij de start van de omvorming van de organisatie hebben onderschat. Welke post zet je bijvoorbeeld in welk datasysteem en wie moet daar dan toegang tot krijgen? Wat gaat nog niet goed in het meeting point in Rotterdam? VERHOEFF We moeten nog leren hoe we het gebruik van de ruimtes goed over de week spreiden. Soms zijn hier wel veertig mensen, soms zit je tot twaalf uur in je eentje. DIEDEREN Opvallend is ook dat in Rotterdam de afsluitbare ruimtes minder worden gebruikt dan in Apeldoorn. Mensen zijn blijkbaar gewend teambesprekingen op de bank, in het openbaar te houden. In Apeldoorn is dat anders. Met dergelijke cultuurverschillen moet bij de ontwikkeling van andere meeting points rekening worden gehouden. Jullie gaan door met het inrichten van ontmoetingspunten? VERHOEFF Waarschijnlijk wel, maar dat hangt af van de evaluatie van de eerste twee locaties. Die evaluatie start in september. Onze organisatie heeft nu drie regio’s en dat worden er vijf. Dus zou het logisch zijn voor elke regio minimaal één meeting point in te richten. DIEDEREN Verder heeft dit natuurlijk consequenties voor het hoofdkantoor. Dat wordt straks meer een servicepunt voor de organisatie. Maar het kan natuurlijk niet zo zijn dat de medewerkers op het hoofdkantoor straks met verouderde facilitaire voorzieningen zitten, terwijl de rest van de organisatie over mooie nieuwe ruimtes beschikt, en op een andere manier is gaan werken. Wat wordt het grootste obstakel bij de transformatie van de organisatie? VERHOEFF De medewerkers in de regio rond Amsterdam zijn gewend regelmatig op het hoofdkantoor in Diemen te komen werken. Als er straks een apart meeting point komt, is dat niet meer mogelijk. Want de meeting points zijn in beginsel alleen bedoeld om elkaar te ontmoeten, niet om er te werken. De vraag is echter of je daar zo streng in moet zijn. DIEDEREN Zo’n nieuwe werkwijze vraagt dus om een cultuuromslag. Dat geldt ook voor het omgaan met de post. Mensen moeten eraan wennen voortaan alles digitaal te doen. Dat heeft grote gevolgen voor hoe je je werk inricht. Wat zijn tot slot de belangrijkste voordelen van de meeting points? DIEDEREN Om te beginnen de grotere arbeidsvreugde. Mensen krijgen door dit concept meer plezier in hun werk. Dat kan de William Schrikker Groep een interessantere werkgever maken. Een groot voordeel in een tijd waarin de arbeidsmarkt krap is en het moeilijk is aan personeel te komen. VERHOEFF Klopt. Daarnaast besparen we op de kosten van het reizen, de huur van ruimtes en al die consumpties in de cafés waar we vroeger vergaderden. Kostenbesparing is overigens nooit een doel geweest van de meeting points. Het belangrijkste is dat mensen nu een thuisbasis hebben. Het gemis daarvan heeft de organisatie altijd onderschat. Ik zit hier als teammanager drie dagen in de week. Mensen kunnen me nu makkelijker aanspreken. En ik voel en zie zelf veel sneller als er iets aan de hand is. Als ze hier binnen komen, is één blik vaak al genoeg. Ik kan daardoor eerder ingrijpen als mensen dreigen vast te lopen of ergens mee zitten. Ik ben benieuwd of dat straks in de kosten van ziekteverzuim is terug te zien. < De medewerkers waren vroeger onzichtbaar. Nu is één blik genoeg om te zien wat er aan de hand is. Smart Building Smart Working Ruimte 4/Voorjaar 2008 5/Zomer 2008 26/27 24/25 Pagina 25

Pagina 27

Heeft u een mailing, emagcreator of digitale clubmagazines? Gebruik Online Touch: drukwerk digitaal bladerbaar maken.

Ruimte 5 Lees publicatie 6Home